「電話が鳴り止まない」「受付スタッフが足りない」「患者さんを待たせてしまう」

クリニックや歯科医院の受付業務は、想像以上に負担が大きいものです。

この記事では、AIチャットボットを導入して受付業務を50%削減し、患者満足度を向上させた事例と具体的な方法をご紹介します。

受付スタッフ

診療中に電話が鳴ると、患者さんの対応を中断しなければならなくて本当に大変なんです…

AIアドバイザー

医療機関の受付業務は本当に大変ですよね。AIチャットボットで、その負担を大幅に軽減できますよ。

クリニック・歯科医院の受付が抱える課題

医療機関の受付業務には、特有の課題があります。

電話対応に追われる受付スタッフ

「予約を取りたい」「診療時間を知りたい」「症状について相談したい」

1日に何十件もの電話対応が発生し、受付スタッフは常に電話に追われています。

電話が鳴っている間、目の前の患者さんの対応はできません。会計を待っている患者さん、受付手続きをしたい患者さんをお待たせすることになります。

同じ質問への回答の繰り返し

「今日は何時まで？」「駐車場はある？」「保険は使える？」「初診の場合、何を持っていけばいい？」

こうした定型的な質問への回答に、貴重な時間を費やしています。

同じ質問に何度も答えることは、スタッフのモチベーション低下にもつながります。

受付スタッフ

「今日は何時まで？」って1日10回以上聞かれます…ホームページに書いてあるんですけど…

AIアドバイザー

患者さんは「聞いた方が早い」と思うんですよね。AIチャットボットなら、そういった質問にも即座に回答できます。

診療時間外の予約機会損失

仕事帰りや夜間に「明日予約したい」と思っても、電話がつながらない。

結果として、他のクリニックを探すことになります。特に、初診の患者さんを逃してしまうのは大きな損失です。

AIチャットボットで解決できること

これらの課題は、AIチャットボットで解決できます。

24時間の予約受付

診療時間外でも、AIチャットボットが予約を受け付けます。

患者さんは好きな時間に予約でき、クリニック側は予約の取りこぼしを防げます。

夜間や早朝に「明日の午前中、空いてますか？」と聞かれても、AIが空き状況を確認して予約を完了できます。

よくある質問への自動回答

• 診療時間・休診日
• 駐車場の有無
• 保険適用の可否
• 初診時の持ち物
• アクセス方法
• 対応している症状

これらの質問にAIが即座に回答し、受付スタッフの負担を軽減します。

患者さんにとっても、電話で待たされることなく、すぐに回答を得られるメリットがあります。

予約リマインドの自動送信

予約日の前日や当日に自動でリマインドを送信。

無断キャンセルを減らし、診療枠を有効活用できます。キャンセルが発生した場合も、すぐに他の患者さんに案内できます。

導入事例：受付業務50%削減を実現

実際にAIチャットボットを導入した医療機関の事例をご紹介します。

歯科医院A（ユニット5台）の場合

導入前の状況は深刻でした。

• 1日の電話対応：約60件
• 受付スタッフ：2名（常に電話対応に追われる状態）
• 診療中の電話対応で、治療が中断されることも

導入後、状況は大きく改善しました。

• 電話対応：約30件（50%削減）
• AIチャットボット対応：約40件/日
• 受付スタッフは患者対応に集中できるように

残業時間も月20時間削減され、スタッフの満足度も向上しました。

受付スタッフ

電話が半分になったら、患者さん一人ひとりに丁寧に対応できそうですね！

AIアドバイザー

そうなんです！受付スタッフの方からも「心に余裕ができた」という声をよく聞きます。

内科クリニックBの場合

こちらのクリニックでは、診療時間外の予約機会損失が課題でした。

「電話がつながらない」というクレームも発生していました。

導入後の変化は顕著でした。

• 24時間予約受付で新規患者15%増加
• 「いつでも予約できて便利」という口コミが増加
• 患者満足度向上

医療機関でAIを使う際の注意点

医療機関でAIチャットボットを導入する際には、いくつか注意点があります。

医療相談はAIだけで完結させない

「この症状は何科を受診すべきですか？」「薬の飲み合わせは大丈夫ですか？」

こうした医療に関する質問は、AIだけで完結させるべきではありません。

「症状については、直接医師にご相談ください」と案内し、予約へ誘導する形が適切です。

個人情報の取り扱いに注意

患者さんの個人情報を扱う以上、セキュリティには十分な配慮が必要です。

信頼できるサービスを選び、データの管理体制を確認しましょう。

導入のポイントと費用感

AIチャットボットの導入は、思っているより簡単です。

導入時に登録すべき情報

1. 診療時間・休診日

2. 診療内容・対応可能な症状

3. アクセス・駐車場情報

4. 保険適用の説明

5. 初診時の持ち物・注意事項

これらの情報を登録しておけば、ほとんどの質問にAIが対応できます。

費用の目安

月額3,000円〜で導入可能です。

受付スタッフの残業削減や、予約増加による売上向上を考えれば、十分に投資効果のある金額です。

1日あたり100円程度で、受付業務を大幅に効率化できます。

まとめ

クリニック・歯科医院がAIチャットボットを導入するメリットは明確です。

• 電話対応を最大50%削減
• 24時間予約受付で機会損失を防ぐ
• 受付スタッフは患者対応に集中できる
• 患者満足度の向上

医療機関こそ、AIチャットボットの恩恵を受けやすい業種です。

受付スタッフ

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AIアドバイザー

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