「有給の残日数を教えてください」「シフト変更の申請方法は？」「年末調整の書類はどこに提出？」
労務・人事部門には、社員からの問い合わせが毎日のように届きます。同じ質問に何度も答えていませんか？
この記事では、ドラッグストアチェーンが労務部門にAIチャットボットを導入して業務負荷を約75%削減した事例をもとに、社内ヘルプデスクでのAIチャットボット活用法を解説します。
労務・人事部門が抱える「社内問い合わせ」の課題
店舗スタッフからの問い合わせ対応だけで午前中が終わることもあります。本来の業務が進まなくて…
社内問い合わせの8割は同じ質問の繰り返しです。AIチャットボットで自動化すれば、本来の業務に集中できますよ。
1. 同じ質問が何度も来る
労務・人事部門への問い合わせは、ほぼ決まったパターンです。
- 有給休暇の残日数
- シフト変更の申請方法
- 給与明細の見方
- 年末調整の書類提出
- 社会保険の手続き
- 住所変更の届出
- 通勤経路の変更届
- 慶弔休暇の申請方法
- 健康診断の予約方法
- 各種証明書の発行依頼
これらの質問に、担当者が毎回同じ説明をしています。
2. 店舗・拠点が分散している
多店舗展開している企業では、各店舗からの問い合わせが本部に集中します。
| 店舗数 | 1店舗あたりの問い合わせ | 本部への総問い合わせ |
|---|---|---|
| 10店舗 | 週5件 | 週50件 |
| 50店舗 | 週5件 | 週250件 |
| 100店舗 | 週5件 | 週500件 |
本部の労務担当が2〜3名しかいない場合、この問い合わせ対応だけで手一杯になります。
3. 電話がつながらない問題
店舗スタッフは勤務の合間に問い合わせをしますが、その時間帯は本部も忙しいことが多いです。
休憩時間に本部に電話しても、いつも話し中で…。結局、わからないまま放置してしまうんです。
電話がつながらないことで、申請漏れや手続きミスが発生するリスクもあります。
4. 繁忙期に問い合わせが集中
労務部門には、問い合わせが集中する時期があります。
| 時期 | 主な問い合わせ内容 |
|---|---|
| 4月 | 入社手続き、社会保険 |
| 6月 | 住民税、賞与 |
| 11月〜12月 | 年末調整 |
| 1月 | 源泉徴収票 |
| 3月 | 退職手続き、異動 |
特に年末調整の時期は、普段の3〜5倍の問い合わせが来ることも珍しくありません。
AIチャットボットで解決できること
24時間いつでも回答
AIチャットボットなら、早朝でも深夜でも即座に回答できます。
| シフト | 労務部門の対応 | AIチャットボット |
|---|---|---|
| 早番（6:00〜15:00） | 9時以降対応可能 | いつでも対応 |
| 遅番（14:00〜23:00） | 17時まで対応可能 | いつでも対応 |
| 夜勤（22:00〜7:00） | 対応不可 | いつでも対応 |
シフト勤務の社員でも、自分の都合の良い時間に問い合わせができます。
本部の負担を大幅削減
定型的な質問をAIが処理することで、本部の労務担当は複雑な案件や判断が必要な業務に集中できます。
| 問い合わせ種別 | 対応方法 |
|---|---|
| 有給残日数の確認 | AI自動回答 |
| 申請書の場所・書き方 | AI自動回答 |
| 一般的な手続きの流れ | AI自動回答 |
| 個別の給与相談 | 人間対応 |
| 労務トラブル | 人間対応 |
| 休職・退職相談 | 人間対応 |
回答の品質が安定
人間が対応すると、担当者によって回答が異なることがあります。AIなら常に同じ品質の回答を提供できます。
「○○さんに聞いたら違うこと言われた」というクレームがなくなりました。AIの回答は一貫しているので、社員の混乱も減りました。
導入効果の実例
ある地方のドラッグストアチェーン（従業員約500名）では、労務部門の問い合わせ対応にAIチャットボットを導入しました。
導入前の課題
- 「有給の残日数は？」「シフト変更の申請方法は？」など同じ質問が多い
- 店舗スタッフからの問い合わせで本部業務が滞る
- 電話がつながらないと店舗スタッフも困る
導入後の効果
| 指標 | 効果 |
|---|---|
| 労務部門の業務負荷 | 約75%削減 |
| 店舗スタッフの満足度 | いつでも確認できて便利 |
| 本部担当者 | 複雑な案件に集中可能 |
成功のポイント
店舗スタッフはいつでもチャットで確認でき、私たちは複雑な案件に集中できるようになりました。お互いにストレスが減りました。
社内ヘルプデスクでの具体的な活用シーン
シーン1：有給残日数の確認
社員の質問
「有給休暇の残日数を教えてください」
AIの回答
「有給休暇の残日数は、以下の方法で確認できます。
| 確認方法 | 手順 |
|---|---|
| 勤怠システム | ログイン → マイページ → 有給残日数 |
| 給与明細 | 毎月の給与明細に記載 |
| 労務担当へ問い合わせ | 個別確認が必要な場合 |
勤怠システムへのログインはこちら → [リンク]
※勤怠システムにログインできない場合は、店長または労務担当までお問い合わせください。」
シーン2：シフト変更の申請
社員の質問
「シフト変更の申請方法を教えてください」
AIの回答
「シフト変更の申請手順は以下の通りです。
| ステップ | 内容 | 期限 |
|---|---|---|
| 1 | 店長に口頭で相談 | できるだけ早く |
| 2 | シフト変更申請書を記入 | 変更希望日の7日前まで |
| 3 | 店長の承認を受ける | — |
| 4 | 本部労務へ提出 | 変更希望日の3日前まで |
シフト変更申請書はこちらからダウンロードできます → [リンク]
急なシフト変更（体調不良など）の場合は、まず店長に電話連絡してください。」
シーン3：年末調整の書類
社員の質問
「年末調整の書類はいつまでに提出すればいいですか？」
AIの回答
「2025年の年末調整スケジュールは以下の通りです。
| 項目 | 期限 |
|---|---|
| 書類配布 | 11月1日〜 |
| 提出期限 | 11月20日（水） |
| 不備連絡 | 11月25日まで |
| 修正提出 | 11月30日まで |
提出先：各店舗の店長 → 本部労務担当
必要書類：
- 扶養控除等申告書
- 保険料控除申告書
- 各種控除証明書（保険料、住宅ローンなど）
書き方マニュアルはこちら → [リンク]
ご不明点があれば、労務担当（内線123）までお問い合わせください。」
シーン4：対応できない質問は人間へ
社員の質問
「給与の計算が間違っているようなのですが」
AIの回答
「給与に関するご確認ですね。
給与計算の確認は個別対応が必要なため、労務担当が直接ご対応いたします。
| 連絡先 | 対応時間 |
|---|---|
| 内線 | 123 |
| メール | roumu@example.co.jp |
| 対応時間 | 平日 9:00〜17:00 |
お問い合わせの際は、以下の情報をお伝えください。
・社員番号
・該当する給与月
・具体的な疑問点
担当者から折り返しご連絡いたします。」
導入のポイント
1. よくある質問を洗い出す
まずは過去の問い合わせを分析し、頻度の高い質問を特定しましょう。
| カテゴリ | 登録すべき情報 |
|---|---|
| 勤怠 | 有給残日数、シフト変更、遅刻・早退 |
| 給与 | 給与明細の見方、控除項目、振込日 |
| 社会保険 | 健康保険証、扶養追加・削除 |
| 届出 | 住所変更、通勤経路、氏名変更 |
| 年末調整 | 必要書類、提出期限、書き方 |
| 福利厚生 | 健康診断、慶弔休暇、育児・介護 |
2. 申請書・マニュアルへのリンクを用意
AIの回答から申請書や社内マニュアルへのリンクを案内することで、社員は自分で手続きを完了できます。
- 勤怠管理システム
- 各種申請書（PDF）
- 社内規定・マニュアル
- 福利厚生の案内ページ
- FAQ集
3. 人間対応が必要なケースを明確にする
以下のケースは、AIではなく人間が対応すべきです。
- 給与計算の誤りに関する相談
- 労務トラブル・ハラスメント相談
- 休職・退職の相談
- 個人情報に関わる確認
- 例外的な申請・承認
4. 社内周知を徹底する
AIチャットボットを導入しても、社員に知られなければ使われません。
- 社内ポータルに案内を掲載
- 各店舗・拠点へ通知
- 朝礼・ミーティングでの案内
- 「まずはAIに聞いてください」の習慣づけ
労務・人事部門におすすめのAIチャットボット
社内ヘルプデスク用のAIチャットボットを選ぶ際は、以下の点を重視しましょう。
- 社内システム（勤怠、給与など）と連携しやすい
- セキュリティが確保されている
- プログラミング不要で設定できる
- 継続的な改善がしやすい
まとめ
労務・人事部門は、同じ質問への回答に多くの時間を費やしています。
AIチャットボットを導入することで、以下の効果が期待できます。
| 項目 | 効果 |
|---|---|
| 業務負荷 | 約75%削減 |
| 問い合わせ対応 | 24時間365日可能 |
| 回答品質 | 常に一貫した回答 |
| 社員満足度 | いつでも確認できて向上 |
特に多店舗展開している企業やシフト勤務の社員が多い企業には、大きな効果が期待できます。
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