「オープンキャンパスはいつですか？」「入試の科目を教えてください」「学費はいくらですか？」
学校の広報・入試課には、入学希望者や保護者から毎年同じ質問が殺到します。
この記事では、私立高校がAIチャットボットを導入してパンフレット印刷コストを40%削減した事例をもとに、学校広報でのAIチャットボット活用法を解説します。
学校広報が抱える課題
入試シーズンは電話が鳴り止まなくて、本来の広報活動に時間が取れないんです…
入学希望者からの質問の8割は、Webサイトに載っている情報で回答できるはずです。AIチャットボットで自動化すれば、広報活動に集中できますよ。
1. 同じ質問が毎年殺到
入学希望者からの問い合わせは、毎年ほぼ同じパターンです。
- オープンキャンパスの日程・申込方法
- 入試日程・出願方法
- 入試科目・配点
- 学費・奨学金
- 部活動・課外活動
- 進学実績・就職実績
- 通学方法・寮の有無
- 制服・校則
- 資料請求の方法
- 学校見学の可否
これらの質問に、広報担当者が毎回同じ説明を繰り返しています。
2. 入試シーズンに問い合わせが集中
学校広報には、問い合わせが集中する時期があります。
| 時期 | 主な問い合わせ内容 | 問い合わせ量 |
|---|---|---|
| 5〜6月 | オープンキャンパス申込 | 多い |
| 7〜8月 | 夏のオープンキャンパス | 非常に多い |
| 9〜11月 | 入試要項、出願方法 | 非常に多い |
| 12〜1月 | 出願状況、合格発表 | 多い |
| 2〜3月 | 入学手続き、新入生情報 | 中程度 |
特に夏のオープンキャンパス前後と出願シーズンは、電話対応だけで1日が終わることもあります。
3. パンフレット印刷コストが高い
従来の広報活動では、紙のパンフレットを大量に印刷して配布していました。
| 項目 | コスト |
|---|---|
| 企画・デザイン | 50〜100万円 |
| 印刷（1万部） | 30〜50万円 |
| 郵送（1部あたり） | 100〜200円 |
| 年間合計 | 100〜200万円以上 |
しかも、パンフレットを送っても読まずに捨てられるケースも少なくありません。
4. 電話対応で他の業務が進まない
広報担当者は、電話対応以外にも多くの業務を抱えています。
- Webサイトの更新
- SNSの運用
- オープンキャンパスの企画・運営
- パンフレットの制作
- 中学校・高校への訪問
- メディア対応
電話対応に追われることで、これらの本来の広報活動に時間が取れなくなっています。
AIチャットボットで解決できること
24時間365日の即時対応
AIチャットボットなら、夜間でも休日でも即座に回答できます。
仕事が終わった後にゆっくり学校を調べたかったので、夜でも質問できるのは助かります。
入学希望者や保護者が「この学校いいかも」と思った瞬間を逃しません。
パンフレットの代わりに情報提供
チャットボットで詳しい情報を案内することで、全員にパンフレットを送る必要がなくなります。
| 情報提供方法 | コスト | 情報の鮮度 |
|---|---|---|
| 紙パンフレット | 高い | 印刷後は更新不可 |
| AIチャットボット | 低い | いつでも更新可能 |
本当に興味のある人にだけパンフレットを送ることで、印刷コストを大幅に削減できます。
資料請求・イベント申込の自動化
AIチャットボットから、そのまま資料請求やオープンキャンパスの申込につなげることができます。
- 学校情報の案内
- 興味のある分野のヒアリング
- 資料請求フォームへの誘導
- オープンキャンパス申込の受付
- 個別相談の予約
導入効果の実例
ある私立高校（生徒数約800名）では、入学希望者向けの問い合わせ対応にAIチャットボットを導入しました。
導入前の課題
- オープンキャンパスや入試情報への問い合わせが殺到
- 紙のパンフレット印刷コストが高い
- 電話対応に追われ、他の業務が進まない
導入後の効果
| 指標 | 効果 |
|---|---|
| パンフレット印刷コスト | 約40%削減 |
| 電話問い合わせ | 大幅に減少 |
| 広報担当者の業務 | 本来の広報活動に集中可能 |
成功のポイント
チャットボットで学校情報を案内することで、詳細なパンフレットを全員に送る必要がなくなりました。必要な人にだけ送付する形に変更し、印刷・郵送コストを大幅に削減できました。
学校広報での具体的な活用シーン
シーン1：オープンキャンパスの案内
入学希望者の質問
「オープンキャンパスはいつですか？」
AIの回答
「2025年度のオープンキャンパス日程をご案内します。
| 日程 | 時間 | 内容 |
|---|---|---|
| 7月20日（土） | 10:00〜15:00 | 学校説明会、授業体験、部活見学 |
| 8月10日（土） | 10:00〜15:00 | 学校説明会、授業体験、個別相談 |
| 10月5日（土） | 13:00〜16:00 | 入試説明会、過去問解説 |
| 11月9日（土） | 13:00〜16:00 | 入試直前相談会 |
ご予約はこちらから → [オープンキャンパス予約フォーム]
どの日程をご希望ですか？」
シーン2：入試情報の案内
入学希望者の質問
「入試科目を教えてください」
AIの回答
「入試科目は入試区分によって異なります。
| 入試区分 | 試験科目 | 配点 |
|---|---|---|
| 推薦入試 | 面接、作文 | 各100点 |
| 一般入試A | 国語、数学、英語 | 各100点 |
| 一般入試B | 国語、数学、英語、理科または社会 | 各100点 |
詳しい入試要項はこちらからダウンロードできます → [入試要項PDF]
過去問題集は資料請求でお送りしています。ご希望ですか？」
シーン3：学費の案内
保護者の質問
「学費はいくらですか？」
AIの回答
「学費についてご案内します。
| 項目 | 金額（年額） |
|---|---|
| 入学金（初年度のみ） | 200,000円 |
| 授業料 | 360,000円 |
| 施設費 | 120,000円 |
| その他（教材費等） | 約100,000円 |
| 年間合計 | 約580,000円 |
※就学支援金制度を利用すると、授業料が軽減される場合があります。
奨学金制度もございます。詳しくはオープンキャンパスの個別相談でご説明いたします。」
シーン4：資料請求
入学希望者の質問
「パンフレットが欲しいです」
AIの回答
「資料をお送りいたします。
- 学校案内パンフレット
- 入試要項
- 過去問題集（3年分）
- オープンキャンパスのご案内
以下の情報をお教えください。
・お名前
・郵便番号
・ご住所
・電話番号
・現在の学年
[資料請求フォームへ]
※お急ぎの場合は、デジタル版をすぐにお送りすることも可能です。」
導入のポイント
1. 入学希望者がよく聞く質問を整理する
まずは過去の問い合わせを分析し、よくある質問を整理しましょう。
| カテゴリ | 登録すべき情報 |
|---|---|
| 入試 | 日程、科目、出願方法、合格発表 |
| 学費 | 授業料、入学金、奨学金 |
| 学校生活 | 部活動、行事、制服、通学 |
| 進路 | 進学実績、就職実績、指定校推薦 |
| イベント | オープンキャンパス、説明会、見学 |
| 施設 | 校舎、図書館、食堂、寮 |
2. 資料請求・イベント申込への導線を作る
AIの回答の最後に、次のアクションを促す導線を入れましょう。
- 資料請求フォームへの誘導
- オープンキャンパス申込への誘導
- 個別相談の予約
- LINEの友だち追加
3. デジタルとリアルを組み合わせる
すべてをデジタルにする必要はありません。本当に興味のある人にはリアルな体験を提供しましょう。
| 段階 | 提供方法 |
|---|---|
| 認知・興味 | AIチャットボット、Webサイト |
| 検討 | オープンキャンパス、学校見学 |
| 決定 | 個別相談、入試説明会 |
4. 情報を常に最新に保つ
入試情報や日程は毎年変わります。情報を常に最新に保つことが重要です。
- 新年度の入試要項発表時
- オープンキャンパス日程確定時
- 出願開始・締切時
- 合格発表後
学校広報におすすめのAIチャットボット
学校広報用のAIチャットボットを選ぶ際は、以下の点を重視しましょう。
- 学校のWebサイトに簡単に埋め込める
- 資料請求フォームと連携できる
- 情報の更新が簡単
- コストを抑えられる
まとめ
学校広報は、入試シーズンの問い合わせ対応に多くの時間とコストを費やしています。
AIチャットボットを導入することで、以下の効果が期待できます。
| 項目 | 効果 |
|---|---|
| パンフレット印刷コスト | 約40%削減 |
| 問い合わせ対応 | 24時間365日自動対応 |
| 広報担当者の業務 | 本来の広報活動に集中 |
| 入学希望者の満足度 | いつでも疑問を解決できる |
紙のパンフレットからデジタルへの移行は、コスト削減と利便性向上を両立できます。
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